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mercredi, décembre 7, 2022

Comment organiser un séminaire de fin d’année ?

Pour faire un séminaire de fin d’année mémorisable et marquer les esprits, il faut avoir des idées originales et captivantes. Outre cela, vous devrez tout mettre en œuvre pour faire la planification le plus tout possible. En effet, un événement de fin d’année ne s’improvise pas ! tout doit se préparer à l’avance même les plans B.

Pensez à proposer des activités hors du commun mais qui sont appréciées par tout. Vous devrez aussi réfléchir sur ce que va manger vos invités. Vous pouvez par exemple, leur offrir un buffet gastronomique… Découvrez ici nos bons conseils et astuces pour bien organiser votre séminaire de fin d’année.

Comment réussir l’organisation d’un séminaire de fin d’année

Adapter l’événement à la taille de votre entreprise

Il faut savoir qu’un séminaire d’une multinationale nécessite de grandes préparations que celui d’une PME. en effet, il faut prendre en compte des moyens à investir mais aussi des relations interpersonnelles gardées par les collaborateurs. Si vous êtes une PME, vous pouvez donc programmer une soirée conviviale qui réunisse les enfants et les conjoints où tout le monde se connait bien. Par contre, si plusieurs filiales seront présentes, la formule à adopter sera donc plus sophistiquée et plus formelle, par ici.

Anticiper l’organisation de votre séminaire

Les fêtes de fin d’année ont des dates fixes ! gardez en tête que vous ne serez pas le seul à choisir une certaine date ou à vouloir réserver un lieu prisé. De plus, les collaborateurs ont tendance à prendre des congés à la fin de l’année. N’hésitez pas donc à faire un choisir une date appropriée afin de compter sur leur organisation et mobiliser le plus grand nombre de participants.

Le mois du décembre est souvent chargé par les fêtes et les vacances scolaires. N’hésitez pas donc à décaler la date de votre séminaire. Ainsi votre événement pourra perdre un peu de sa cohérence mais vous obtiendrez probablement de meilleurs tarifs pour la restauration ou la réservation des lieux et vous gagnerez plus de participants.

Choisir un lieu adapté à votre événement

Vous désirez organiser un diner de gala et vous aurez besoin d’une piste de dance ? Vous envisagez de faire une animation avec un père de Noel ? Vous souhaitez réaliser une projection des résultats de l’année ? Comme tout événement, vous devrez établir un cahier de charge en amont et choisir un lieu adapté à votre séminaire.

Contacter des prestataires pour le buffet et l’animation

Lorsque vous choisissez le lieu de votre séminaire, vérifiez s’il propose de la restauration. Sinon, vous devrez donc faire appel à un traiteur extérieur. Vous pouvez programmer un grand buffet dinatoire et engager ainsi des serveurs et des hôtesses qui se chargeront de l’accueil de vos invités. N’oubliez pas d’embaucher des agents de garde pour assurer la sécurité de votre événement.

Pour l’animation, de nombreuses possibilités s’offrent à vous : vous pouvez faire appel à des magiciens, organiser un carabe traditionnel… Pensez àdéfinir un thème à votre événement qui facilitera vos recherches.

Communiquer sur votre séminaire

Pour garantir la participation de tous vos collaborateurs à votre séminaire de fin d’année, pensez à les envoyer un rappel de date par mail ou coller des affiches sur les tableaux de vos locaux.

N’oubliez pas d’indiquer toutes les informations utiles telles que l’adresse du lieu, le thème, le dress-code et tous les détails pour trouver facilement l’endroit de votre événement.

Après votre séminaire, vous pouvez envoyer aux participants un petit mail de remerciement que vous pouvez le joindre avec une demande de feedback. Cela vous aidera à évaluer les retombées de votre événement et les améliorations à faire pour réussir la prochaine édition. N’hésitez pas à impliquer vos collaborateurs dans la réalisation du bilan de la soirée, car cela améliorera leur sentiment d’appartenance à l’entreprise.

Au final il n’y a pas de secret exceptionnel pour réussir l’organisation d’un séminaire de fin d’année. Tout se passe par une bonne planification et une anticipation des imprévus. N’hésitez pas à contacter une agence événementielle qui vous accompagnera dans vos démarches.

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